Provincie Utrecht werkte aan een nieuw intranet, maar wilde méér dan alleen techniek. Het moest snel live, gebruikersvriendelijk zijn en passen in een moderne Microsoft365-omgeving. Daarbij was niet alleen de technische oplossing belangrijk – minstens zo essentieel was dat medewerkers het intranet direct konden gebruiken, met duidelijke informatie, goede adoptie en een basis voor de toekomst.
Van versnipperde kanalen naar één heldere digitale werkplek. Het oude intranet bood weinig structuur en overlapte met Teams. Belangrijke berichten verdwenen soms tussen informele updates en medewerkers moesten zoeken naar relevante informatie. Uit onderzoek van HU-studenten bleek behoefte aan een duidelijke contentstructuur én aan een intranet logisch ingebed binnen het Microsoft-landschap.
Een snelle realisatie was gewenst; binnen zes weken live, zonder onnodige maatwerkslagen of langdurige migraties.
De Sound-aanpak en resultaten
In zes weken tijd zorgden wij voor een intranet welke direct waarde toevoegde voor alle medewerkers van de provincie Utrecht. Het intranet is nu volledig geïntegreerd in Microsoft Teams via Viva Connections. Medewerkers krijgen nieuws en updates direct binnen, kunnen eenvoudig collega’s vinden en werken binnen één consistente digitale omgeving. Binnen een week had 75% van de organisatie het platform bezocht en hun profiel gecompleteerd – een sterke adoptie vanaf dag één. Wij zorgde voor:
- Een pragmatische implementatie op basis van Microsoft365.
- Scherpe prioritering van functionaliteit, zodat livegang binnen zes weken haalbaar bleef.
- Een efficiënte migratie van honderden pagina’s zonder complexe tooling.
- Ondersteuning in adoptie, governance en doorontwikkeling na livegang.
De provincie beschikt nu over:
- Eén centrale plek voor communicatie en informatie.
- Minder IT-complexiteit en lagere beheerlast.
- Een intranet dat met de organisatie meegroeit.
- Ruimte voor innovatie zonder opnieuw te bouwen.
Na 6 weken is de opdracht succesvol afgerond en overgedragen aan de provincie. Conclusie: Een nieuw intranet hoeft geen langdurig traject te zijn. Met de juiste keuzes, een heldere visie en een partner die techniek vertaalt voor de klant, kan een organisatie binnen weken live, gecontroleerd, betaalbaar én met direct resultaat.
Sound helpt organisaties technologie niet alleen te implementeren, maar te laten werken voor medewerkers én dienstverlening aan burgers, klanten of partners.
Wat de klant zegt
“Samenwerken met Robbert was heel prettig; inhoudelijk hield hij het project op de rails. Hij zorgde voor overzicht en onderhield de contacten met externe partijen, collega’s die een bijdrage leverden of vragen hadden en de interne stuurgroep. Daarnaast was het gewoon prettig werken en voelde hij al snel als een (eigenwijze, slimme en pragmatische) collega. Zijn vaste uitspraak: ‘Je moet iedereen zijn eigen probleem gunnen’, blijft nog wel even hangen.” – Matthijs van der Ven, Adviseur interne communicatie, provincie Utrecht.
Ook jouw team naar het volgende niveau? We denken graag met je mee.
📞 Bel ons op +31 020 210 1869 📧 Stuur een e-mail naar: office@sound.team